Vamos dar dicas para manter o local de trabalho organizado, o que é fundamental para que as tarefas cotidianas sejam realizadas de modo produtivo e eficiente. Na correria do dia a dia, podemos até não perceber, mas a falta de organização interfere muito em nosso rendimento. Afinal, ficar procurando os materiais que precisamos pode ocupar um tempo considerável e, por isso, é importante saber como organizar o escritório.

Nesse processo, a otimização dos espaços também deve ser considerada. Com o metro quadrado cada vez mais caro, as empresas têm procurado crescer dentro dos ambientes que já ocupam. Para tanto, é necessário saber se reorganizar para que todos os colaboradores fiquem satisfeitos e confortáveis.

Confira, a seguir, 9 dicas importantes de como organizar o escritório e deixar tudo no seu devido lugar de forma planejada, prática e criativa. Acompanhe!

1. Mantenha apenas o essencial sobre as mesas

A popular frase “menos é mais” nunca fez tanto sentido. Além de prejudicar a eficiência e a produtividade dos funcionários, deixar vários objetos sobre a mesa de trabalho ainda pode interferir em sua concentração.

Por isso, é importante manter sobre a bancada apenas o que cada um realmente usa para executar as suas tarefas — tudo aquilo que não for utilizado com frequência dever ser acomodado nas gavetas.

Outra dica é dispor de pequenos organizadores para acondicionar os principais objetos, como lápis, canetas, cartões, blocos de notas e demais materiais básicos de escritório.

2. Utilize prateleiras para organizar arquivos

Uma estratégia eficiente e acessível de como organizar o escritório é investir em prateleiras. Além de serem práticas e baratas, ainda podem ser instaladas por qualquer pessoa, dispensando, assim, os custos com mão de obra profissional.

Elas são ideais para acomodar livros, organizar pastas, fichários e arquivos, e podem, ainda, receber objetos para decorar o ambiente de maneira funcional.

3. Organize os documentos periodicamente

Nada pior do que precisar de um documento importante e passar horas revirando gavetas na tentativa de encontrá-lo, não é mesmo? Além do tempo desperdiçado, essa situação pode gerar um estresse desnecessário.

Para que imprevistos como esse não ocorram com frequência, é importante organizar toda a papelada regularmente. Essa prática otimiza o trabalho e ainda possibilita que ninguém se perca em uma montanha de relatórios, contratos e registros.

Além disso, por mais que alguns documentos precisem ser guardados nas empresas de forma permanente, outros perdem a validade com o tempo e podem ser descartados depois de certo período.

4. Invista em móveis de apoio

Hoje em dia, existem no mercado muitas opções de móveis de apoio equipados com cadeiras, pequenas estações de trabalho, armários e bandejas. Além de deixarem o ambiente mais profissional e funcional, eles tornam a rotina laboral mais produtiva, pois ajudam a manter todos os objetos importantes sempre ao alcance dos funcionários.

Fora isso, eles permitem que documentos e demais artigos fiquem sempre organizados, já que têm as repartições próprias para cada item — papeladas, materiais de escritório, pastas e outros.

5. Limpe diariamente

Por mais óbvio que pareça, manter a limpeza diária faz toda a diferença na organização de um ambiente — não apenas para conservar a higiene constante do local, mas também para preservar as coisas de forma ordenada.

Esse processo não está relacionado apenas à limpeza macro da empresa, mas, sobretudo, refere-se às bancadas e estações de trabalho individuais. Afinal, é muito mais simples manter a ordem em lugares bem-cuidados.

6. Utilize caixas para armazenamento

Para que tudo fique armazenado de forma correta e adequada, é essencial investir em soluções práticas, funcionais e que economizem espaços, como as caixas organizadoras. Elas podem acomodar grandes quantidades de estoques, materiais e objetos menos utilizados, mas ainda assim mantê-los à disposição quando forem necessários.

Outra vantagem das caixas organizadoras é que elas podem ser acondicionadas tanto em ambientes apropriados, como depósitos ou almoxarifados, quanto em espaços ociosos e subtilizados, como pequenas lacunas entre um móvel e outro, ou ainda, em cima de armários, estantes e suportes, inovando no aproveitamento de espaços.

7. Use etiquetas para facilitar na hora de encontrar

Identificar o conteúdo de pastas, caixas e arquivo morto simplifica muito o processo de busca a documentos objetos que estejam guardados no interior de uma embalagem ou receptáculo.

Utilizar etiquetas para anotar os itens armazenados nas caixas contribui para que eles sejam localizados de forma muito mais rápida em algum momento de urgência ou precisão. Muito tempo, esforço e aborrecimento, tudo isso pode ser poupado com essa simples tarefa.

8. Invista em iluminação

Ambientes com pouca luminosidade incentivam o acúmulo e o abandono de objetos, já que, de certa forma, a ausência de luz acaba encobrindo e “apagando” os lugares. Por isso, manter o escritório sempre claro e iluminado é uma boa estratégia para deixá-lo sempre em ordem.

Além da iluminação central, procure investir e explorar pontos extras de luminosidade nas bancadas individuais de trabalho, por exemplo. Assim, os funcionários também são estimulados a colaborar com a organização do ambiente.

9. Utilize um self storage como extensão do escritório

Com o passar dos anos, é comum que as empresas acumulem muita coisa — materiais, documentos, contratos, notas fiscais, arquivos, entre outros. Além de ocuparem espaços significativos nos ambientes, a maioria desses itens não é utilizada diariamente na rotina dos escritórios, ou seja, além de atrapalharem a movimentação interna, ainda preenchem áreas que poderiam ser usadas para outros fins.

Por isso, uma solução prática e eficiente para armazenar esses artigos é alugar um box em um self storage.

A principal vantagem é que o espaço pode ser utilizado para acomodar o que for preciso de acordo com a sua necessidade, desde arquivos e estoque até demais itens que não tem utilidade rotineira. A alternativa apresenta diversos outros benefícios para os escritórios, como: excelente custo-benefício, privacidade, flexibilidade de acesso, segurança total para os documentos, entre outros.

Dessa forma, o self storage apresenta-se como uma ótima opção para as empresas, tanto para organizar os espaços, quanto para ampliar a capacidade de estocagem dos empreendimentos ao permitir o armazenamento de volumes, móveis, documentos, materiais, entre outros.

A organização do ambiente pode alterar completamente a produtividade e a eficiência de todos os colaboradores da empresa — e o melhor de tudo é que a iniciativa pode ser colocada em prática sem precisar investir muito tempo ou dinheiro.

E se o seu escritório é no Park Office, não se preocupe com a maioria das dicas. Nós cuidamos para você!

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